Apostille in Hamburg: Welches Amt zuständig ist, hängt wirklich davon ab, wer das Dokument ausgestellt hat

Die offizielle Regel

Eine Apostille zu bekommen klingt nach einem einfachen Behördengang, und in Hamburg ist es das meistens auch, sobald klar ist, welche der beiden wirklich unterschiedlichen Stellen für das eigene Dokument zuständig ist. Hamburg ist ein Stadtstaat, es gibt also keine bayerische Bezirksregierung, kein Äquivalent zur Regierung von Oberbayern, das zwischen Stadt und Bund vermittelt. Das verändert die Struktur des Verfahrens, vereinfacht sie aber nicht: statt einer einzigen Stelle, die alles abdeckt, wie es die Regierung von Oberbayern für München tut, teilt Hamburg die Apostille-Zuständigkeit tatsächlich danach auf, wer das zugrunde liegende Dokument ausgestellt hat.

Das Amt für Migration, innerhalb der Behörde für Inneres und Sport, ist tatsächlich die Stelle für Apostillen bei Dokumenten, die von einer Behörde der Freien und Hansestadt Hamburg ausgestellt wurden. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden vom Standesamt, Zeugnisse Hamburger Schulen und andere städtische Unterlagen fallen alle in diese Kategorie, das ist der richtige Ausgangspunkt, wenn das eigene Dokument dazu passt.

Besuchsadresse: Hammer Straße 30-34, 22041 Hamburg (Amt für Migration, Referat M 251), Besuche nur mit Termin, buchbar über driveport.de. Notarielle Urkunden und Entscheidungen des Landgerichts Hamburg gehen an eine andere Stelle, die Verwaltungsstelle für Apostillen und Legalisationen beim Landgericht Hamburg, Sievekingplatz 1 (Gebäude B, Raum B027, Erdgeschoss), 20355 Hamburg. Aktuelle Angaben vor einem Besuch oder Versand immer auf den offiziellen Seiten prüfen.

Wurde das eigene Dokument dagegen von einer Hamburger Notarin oder einem Hamburger Notar beglaubigt, oder handelt es sich um eine Entscheidung, die das Landgericht Hamburg selbst getroffen hat, ist eine komplett andere Stelle zuständig. Die Verwaltungsstelle für Apostillen und Legalisationen beim Landgericht Hamburg, am Sievekingplatz, bearbeitet genau diese Fälle, und die beiden Stellen zu verwechseln bedeutet tatsächlich einen vergeblichen Weg, weil keine der beiden den jeweils anderen Dokumenttyp bearbeitet.

Es gibt tatsächlich noch einen dritten, engeren Fall, der sich zu kennen lohnt. Handelt es sich beim eigenen Dokument um einen Handelsregisterauszug, ein Scheidungsurteil oder einen Erbschein, ausgestellt vom Amtsgericht Hamburg selbst, bearbeitet dieses Gericht die Apostille für seine eigenen Unterlagen direkt, pauschal 25 Euro je Dokument, statt sie über das Landgericht laufen zu lassen. Notarielle Urkunden gehen weiterhin speziell an das Landgericht, diese Trennung macht die eigene Anleitung des Amtsgerichts ausdrücklich deutlich, es lohnt sich also tatsächlich, vorher zu prüfen, welches Gericht das eigene Dokument überhaupt ausgestellt hat.

Ein praktisches Detail, das sich lohnt, vorher zu wissen: das Amt für Migration empfiehlt ausdrücklich, vorab einen Scan oder ein Foto des Dokuments per E-Mail für eine Vorprüfung zu schicken, das kann die gesamte Bearbeitungszeit spürbar verkürzen, besonders bei einem postalischen Antrag. Das lohnt sich unabhängig vom letztlich gewählten Weg, weil die Behörde so ein Problem mit dem Dokument bereits erkennt, bevor das Original schon auf dem Postweg ist.

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Was Betroffene berichten

Wer sich zum ersten Mal um eine Hamburger Apostille kümmert, beschreibt übereinstimmend eine anfängliche Verwirrung genau darüber, welche Stelle überhaupt zuständig ist. Mehrere berichten, zunächst bei der falschen Stelle gelandet zu sein, meist beim Landgericht für eine Standesamt-Urkunde, bevor jemand auf das Amt für Migration hinwies. Ist die richtige Stelle erst einmal gefunden, gilt der eigentliche Ablauf aber übereinstimmend als unkompliziert.

Familien mit einer in Hamburg notariell beglaubigten Urkunde, etwa einer Vollmacht oder einer beglaubigten Erklärung, berichten übereinstimmend, überrascht gewesen zu sein, wie eng die Sprechzeiten der Apostillenstelle des Landgerichts tatsächlich sind, nur vormittags, an vier Tagen die Woche, mittwochs ganz geschlossen. Mehrere raten, vorher anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben, gerade weil diese Zeiten leicht übersehen werden, wenn man anderswo einen vollen Geschäftstag gewohnt ist.

Schritt für Schritt

1. Klären, wer das eigene Dokument tatsächlich ausgestellt hat. Eine Hamburger Behörde wie ein Standesamt oder eine Schule, eine Hamburger Notarin oder ein Hamburger Notar, oder das Landgericht beziehungsweise Amtsgericht Hamburg selbst, das entscheidet, welche Stelle zuständig ist.
2. Stammt das Dokument von einer Hamburger Behörde, einen Termin beim Amt für Migration buchen, über driveport.de, spontane Besuche werden dort nicht angenommen.
3. Wurde das Dokument von einer Hamburger Notarin oder einem Notar beglaubigt, oder handelt es sich um eine Landgerichtsentscheidung, stattdessen zur Verwaltungsstelle für Apostillen und Legalisationen des Landgerichts gehen, kein Termin nötig, aber vorher die engen Sprechzeiten montags, dienstags, donnerstags und freitags vormittags prüfen.
4. Das Originaldokument bereithalten, eine Kopie wird bei keiner der beiden Stellen akzeptiert.
5. Vorab einen Scan per E-Mail zur Vorprüfung schicken, besonders bei einem postalischen Antrag, das kann die gesamte Bearbeitungszeit tatsächlich verkürzen.
6. Die richtige Gebühr für die richtige Stelle einplanen: rund 16 bis 39 Euro beim Amt für Migration je nach Weg, oder 15 bis 25 Euro beim Landgericht je nach Dokumentart.

Rechtlicher Hinweis

Diese Seite erklärt den allgemeinen Ablauf des Apostille-Antrags in Hamburg, ersetzt aber keine Rechtsberatung, und die konkreten Anforderungen können je nach Dokumentart und ausstellender Stelle abweichen. Für die eigene Situation empfiehlt sich, die aktuellen Anforderungen direkt beim Amt für Migration oder beim Landgericht Hamburg zu bestätigen, je nachdem, welche Stelle zuständig ist.