In Berlin kommt eine Apostille von einem von zwei verschiedenen Ämtern, nicht von einem einzigen Schalter

Zwei Ämter, kein einziger Schalter

Ein Berliner Dokument für die Nutzung im Ausland vorzubereiten, ist keine Ein-Amt-Angelegenheit wie in manchen anderen deutschen Städten. Münchens Regierung von Oberbayern deckt jedes von einer bayerischen Behörde ausgestellte Dokument unter einem Dach ab. Hamburg brauchte am Ende drei verschiedene Ämter, nachdem notarielle Dokumente, Gerichtsentscheidungen und die eigenen Register des Amtsgerichts alle voneinander getrennt wurden. Berlin liegt zwischen diesen beiden Formen: ein Amt bearbeitet alles, was eine Berliner Behörde tatsächlich ausgestellt hat, und ein zweites Amt bearbeitet sowohl notarielle Dokumente als auch die eigenen Entscheidungen der Gerichte gemeinsam, ohne ein drittes Amt herauszulösen, wie Hamburg es tat.

Herauszufinden, welches der beiden gebraucht wird, läuft auf eine einzige Frage hinaus: wer hat das vorliegende Dokument tatsächlich ausgestellt oder beglaubigt, eine Berliner Behörde, oder eine Notarin bzw. ein Notar oder ein Gericht.

LABO: Für Dokumente, die eine Berliner Behörde tatsächlich ausgestellt hat

Das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten, LABO, ist das Amt, das für Apostillen und Vorbeglaubigungen auf Dokumenten zuständig ist, die von einer öffentlichen Behörde des Landes Berlin ausgestellt wurden. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden eines Standesamts, Schul- und Ausbildungszeugnisse sowie andere kommunale Dokumente fallen unter dieses Amt, an der Friedrichstr. 219, 10969 Berlin.

Besuchsadresse: Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, nahe der U6-/S-Bahn-Station Kochstraße/Checkpoint Charlie. Bei Ankunft am Empfang (Pförtner) melden. Aktuelle Öffnungszeiten und etwaige Hinweise zu Schließungen vor dem Besuch auf der offiziellen Service-Berlin-Seite bestätigen.

Für einen Spontanbesuch muss vorher nichts gebucht werden. Ein Wartemarken-System steuert die Schlange am jeweiligen Tag, und die Bearbeitung am Schalter erfolgt normalerweise sofort, statt dass man später wiederkommen muss. Ein Termin lässt sich auch im Voraus buchen, nützlich bei Wunsch, nicht zu warten, wobei jeder gebuchte Termin bis zu 3 Dokumente abdeckt, bei mehr Dokumenten sollten also mehrere Termine gebucht werden.

Ein leicht zu übersehendes, einrichtungsspezifisches Detail. LABOs eigene Angabe weist darauf hin, dass Dokumente von Universitäten, der Charité, Finanzämtern und Berufskammern eine separate Vorbeglaubigung durch die ausstellende Einrichtung selbst benötigen, bevor LABO die Apostille hinzufügen kann. Fällt das eigene Dokument in eine dieser Kategorien, sollte zuerst bestätigt werden, dass dieser Schritt erledigt ist, sonst ist der Besuch bei LABO vergeblich.

Landgericht Berlin II: Notarielle Dokumente und Gerichtsentscheidungen an einem Ort

Hat eine Berliner Notarin bzw. ein Berliner Notar das eigene Dokument beglaubigt, oder hat ein Berliner Gericht selbst es ausgestellt, ein Urteil, ein Beschluss, ein Erbschein oder ein Vergleich, geht es überhaupt nicht zu LABO. Es geht an die Geschäftsstelle für Legalisationen und Apostillen innerhalb der Dienststelle Littenstraße des Landgerichts Berlin II, ein von LABO wirklich getrenntes Amt, mit eigener Adresse, eigener Gebühr und eigenen Öffnungszeiten.

Besuchsadresse: Littenstraße 12-17, 10179 Berlin (barrierefreier Eingang an der Littenstraße 14). Extra Zeit für die Sicherheitskontrolle am Eingang einplanen. Aktuelle Öffnungszeiten und Zahlungsmöglichkeiten vor dem Besuch auf den offiziellen Service-Berlin-Seiten bestätigen.

Auffällig: eine notarielle Urkunde und ein Gerichtsurteil kosten hier exakt denselben Betrag. Berlins Trennlinie verläuft zwischen LABO auf der einen und dem Littenstraße-Schalter auf der anderen Seite, nicht zwischen verschiedenen Papierarten, sobald man bereits durch die Tür des Landgerichts ist. Was auch immer über diesen konkreten Schalter geht, eine von einer Notarin oder einem Notar erstellte Vollmacht oder ein von einer Richterin bzw. einem Richter unterschriebener Erbschein, kostet identisch 25 Euro.

Die engen Öffnungszeiten lohnt es sich einzuplanen. Die Publikumszeiten laufen nur werktags vormittags, 9:00 bis 12:00 Uhr, an allen fünf Tagen, und schließen deutlich vor der Mittagszeit. Das steht in echtem Kontrast zu LABOs Nachmittagsverfügbarkeit an drei Tagen die Woche, ein einziger Weg, der beide Ämter an einem Tag abdecken soll, muss den Landgericht-Stopp also zuerst einplanen.

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Was echte Leute sagen

Eltern mit einer Geburtsbescheinigung der Charité oder einem Universitätsdiplom berichten oft dieselbe Überraschung: LABO wies sie beim ersten Versuch ab, weil Schule oder Krankenhaus noch nicht unterschrieben hatten, und nur ein vorheriger Anruf bei der ausstellenden Einrichtung hätte das vorab erkennen lassen. Ist dieser Vorbeglaubigungsschritt einmal erledigt, wird der LABO-Schalter selbst als schnell beschrieben, eine kurze Wartenummer und ein Stempel, fertig.

Neuankömmlinge mit einer von einer Berliner Notarin bzw. einem Berliner Notar erstellten Vollmacht planen ihren Littenstraße-Weg tendenziell rund um die Mittagszeit und werden dabei überrascht, der Schalter schließt pünktlich um zwölf, an allen fünf Tagen, ohne Alternative am Nachmittag. Mehrere berichten, ein kurzer vorheriger Anruf habe auch die Zahlungsmöglichkeiten bestätigt, da Bargeld dort nur in Ausnahmefällen funktioniert.

Schritt für Schritt

1. Klären, wer das eigene Dokument tatsächlich ausgestellt oder beglaubigt hat. Eine Berliner Behörde, ein Standesamt oder eine Schule, weist auf LABO hin. Eine Berliner Notarin bzw. ein Berliner Notar oder ein eigenes Urteil, ein Beschluss, ein Erbschein oder ein Vergleich eines Berliner Gerichts weist stattdessen auf das Landgericht Berlin II hin.
2. Ist es LABO, zwischen Spontanbesuch, gebuchtem Termin oder Post entscheiden. Für einen Spontanbesuch ist kein Termin nötig, wer die Schlange lieber überspringt, kann aber vorab buchen, und jeder Termin deckt bis zu 3 Dokumente ab.
3. Ist es das Landgericht Berlin II, den Besuch für einen Werktagvormittag einplanen. Die Publikumszeiten laufen nur von 9:00 bis 12:00 Uhr, Montag bis Freitag, ohne Nachmittagsoption.
4. Prüfen, ob das eigene Dokument zuerst eine Vorbeglaubigung braucht. Universitäten, die Charité, Finanzämter und Berufskammern verlangen alle die eigene Vorbeglaubigung, bevor LABO eine Apostille hinzufügt.
5. Das Originaldokument mitbringen, keine Kopie, und die richtige Gebühr einplanen, 19 Euro bei LABO, oder 25 Euro beim Landgericht Berlin II, unabhängig davon, ob es sich um ein notarielles Dokument oder eine Gerichtsentscheidung handelt.
6. Bei Postversand an LABO rund zwei Wochen für den Inlandsweg einplanen, und vor dem Versand von irgendetwas an das Landgericht Berlin II telefonisch oder über das offizielle Kontaktformular bestätigen, denn dessen Prozess ist auf persönliche Einreichung während dieser engen Vormittagszeiten ausgelegt.

Hinweis zur Verlässlichkeit

Diese Seite erklärt den allgemeinen Rahmen rund um das Apostille-Antragsverfahren in Berlin, ist aber keine Rechtsberatung, und konkrete Anforderungen können je nach Dokumentenart und je nachdem, welche Behörde das zugrunde liegende Dokument tatsächlich ausgestellt oder beglaubigt hat, variieren. Für die eigene konkrete Situation aktuelle Anforderungen direkt bei LABO oder dem Landgericht Berlin II bestätigen lassen, je nachdem, welches zutrifft.